حتما برای شما هم پیش آمده است که چند روز متوالی به یک اداره مراجعه کنید و هربار از منشی این جمله را بشنوید«آقای مدیر در جلسه هستند.» به جرات می توان گفت تعداد جلسات داخل ادارات در کشورمان بسیار بیشتر از مقدار استاندارد است و این موضوع همواره باعث به بار آمدن مشکلاتی همچون نارضایتی ارباب رجوع، معطل ماندن بسیاری از برنامه ها و پایین آمدن ساعت کار مفید میشود.
اصولا اگر جلسه درست برگزار شود حتما راهگشا و مفید خواهد بود اما واقعیت این است که مدیریت صحیح یک جلسه امر ساده ای نبوده و از همگان ساخته نیست. به طور کلی جلسه برای نیل به مقاصد زیر برگزار میشود:
- هماهنگی حداکثری قسمت های مختلف هر سازمان یا تشکیلات برای انجام هماهنگ یک برنامه یا پروژه
- اطلاع رسانی شبکه ای سریع، دقیق ، بی کم و کاست و بدون واسطه به تمام قسمت های زیرگروه یک مدیریت، دقیقا به همان شکلی که مدیر می خواهد
- دریافت مستقیم ، بی کم و کاست و بدون واسطه نظرات از قسمت های زیرگروه یک مدیریت یا از نخبگان امر
- حل یک موضوع خاص
درحالی که فلسفه وجودی جلسه برای رسیدن به مقاصد فوق در حداقل زمان با حداکثر بازدهی است ولی در کشور ما نه تنها این مقصود در جلسه محقق نمی شود بلکه ازدیاد خود این جلسات به معضلی تبدیل می شود که عده ای برای حل آن، جلسات دیگری تشکیل می دهند!
این معضل در نهادها و سازمانهایی که ماموریت فرهنگی دارند حادتر است چرا که موضوع فرهنگ یک مقوله انتزاعی بوده و برنامه ریزی برای پیشبرد آن بسیار ظریف تر از اموری همچون برنامه های عمرانی است. توجه این یادداشت بیشتر به آسیب شناسی جلسات برنامه ریزی فرهنگی است.
وجود معضلات زیر را در اکثر جلسات اداری و به طور اخص جلسات برنامه ریزی فرهنگی از بالاترین تا پایین ترین سطح مدیریتی کشور می توان برشمرد:
- دستور جلسه، یک عبارت مشخص نیست و موضوع به صورت کلی مطرح می شود. این کلی گویی باعث ابهام در در ذهن اعضای جلسه شده و منظور مدیر به خوبی از سوی اعضا درک نمی شود.
- آغاز و پایان جلسه به موقع نیست و همیشه با نیم ساعت تاخیر آغاز می شود و اتمام آن نیز با خداست و در اکثر اوقات فقط صدای اذان است که می تواند مدیران را مجبور به ترک جلسه کند.
- بسیاری از اعضا بدون آنکه به خود زحمت بدهند در مورد موضوع به درستی فکر کنند و نظرات و ایده های غیرتکراری، عملی و متناسب با امکانات آماده کنند در جلسه حاضر می شوند.
- مهمترین معضل این جلسات به حاشیه رفتن اعضا هنگام صحبت است. بعضی حتی در صورت نداشتن نظر خاصی باز هم شروع به صحبت می کنند، بعضی دیگر به جای ایده، خاطره می گویند و موضوع را عوض می کنند و بعضی هم فقط تقدیر و تشکر می کنند و به جای ارائه راهکار در تایید موضوع سخن سرایی می کنند فلذا نتیجه ای حاصل نمی شود و فقط مهمترین سرمایه یعنی زمان به هدر می رود.
- برای پذیرایی وقت جدایی درنظر گرفته شده و این زمان به خوردن و صحبت های دو به دو تلف می شود.
- در انتخاب اعضا دقت صحیحی نمی شود و تعداد اعضا معمولا بیش از حد نیاز و تعدادی از مدعوین هم کم تخصص در موضوع هستند.
- روند برگزاری جلسات غلط است. مدیر یا دبیر جلسه باید با کمال احترام فقط ایده ها و راهکارهای روشن و مشخص را از اعضا بخواهد و اجازه حاشیه نگاری ندهد و در صورت تصویب ایده همانجا مجری مصوبه را مشخص کند. در هر جلسه باید بر حسن اجرای مصوبات جلسه قبل نظارت شود و تکلیف تمام مصوبات اجرا نشده و مسئول این کم کاری معین گردد نه اینکه در هر جلسه مسائل قبلی فراموش شود و همه چیز از صفر آغاز شود.
- نظام تشویق و تنبیه صوری و ضعیف است. در آخر کار همه کسانی که موفق بوده اند و کسانی که موفق نبوده اند یکسانند. نه تشویق خاصی وجود دارد و نه تنبیه صحیحی برای کم کاران درنظر گرفته می شود.
اما سوال مهم اینجاست که آیا احصاء این مشکلات و موانع و تلاش جدی در جهت رفع آنها برای مدیران فرهنگی ما سخت است؟ پاسخ منفی است. اگر می بینیم که این روال نادرست سالهاست که در ادارات کشورمان شیوع دارد به این دلیل است که ضرر و تبعات منفی این روند غلط هیچگاه متوجه شخص مدیران و مسئولان نشده است بلکه تاوان آن را بیت المال داده است. برای این دسته از مدیران و مسئولان فرهنگی، برگزاری جلسه و گرفتن عکس و تهیه گزارشکار در اولویت اول است نه حصول نتیجه و درمان درد. تقوای شغلی نیز که می تواند بزرگترین بازدارنده و حلال مسائل بالا باشد در کشاکش بازی ها و میانبرهای اداری کمرنگ و کمرنگ تر می شود.
طیب سعیدی